I – INTRODUÇÃO

A 2ª Convenção e Confraternização da AMAASP 2023, realizada nos dias 11 e
12/02/20232, tinha como principal objetivo proporcionar momentos agradáveis com muita diversão e lazer, contendo piscina, jogos esportivos e muito mais, além de realizarmos Prestação de Contas!

O evento prosseguiu o sucesso da 1ª Convenção realizada em 2022, após alto
índice de aprovação na ocasião, com constantes pedidos de nova realização por parte dos Membros da AMAASP.

II – METODOLOGIA
Considerando o número de membros da AMAASP em Novembro de 2022, que contava com aproximadamente 2.800 (dois mil e oitocentos), bem como, a opção pela Diretoria Executiva, buscamos oferecer 100 (cem) vagas no total, com período de exclusividade para os Membros Associados – a partir de 01 a 31/12/2022, Membros Filiados – a partir de 01 a 20/01/2023 e Acompanhantes – a partir de 21/01 a 05/02/2023.

O local escolhido para o evento foi o Hotel da Mata, espaço apropriado para
day use, férias, terceira idade, escolas e muitas outras opções, contendo atividades em meio à natureza, com localização privilegiada a 40 minutos de São Paulo na Rodovia Fernão Dias km 54 em Terra Preta – Mairiporã, indicado por um dos Membros Associados da AMAASP, que considerou também o melhor custo benefício.

O valor por pessoa inicialmente cobrado pelo Hotel da Mata foi de R$ 400,00
(quatrocentos reais), sem qualquer distinção (como por exemplo crianças e bebês), e após negociações conseguimos finalizar ao preço de R$ 338,00 (trezentos e trinta e oito reais) reais por pessoa, para o total de 100 (cem) participantes adultos, e crianças até 5 (cinco) anos com isenção, totalizando o investimento de R$ 33.800,00 (trinta e três mil e oitocentos reais), divididos em 3x (três vezes).

Na contratação estava incluída serviços de hospedagem e alimentação, com
café da manhã, almoço, café da tarde e jantar, disponibilizados 600 (seiscentas) latas de refrigerante, 600 (seiscentas) latas de cerveja, 250 (duzentos e cinquenta) copos de 200 (duzentos) ml de água, 250 (duzentos e cinquenta) caixinhas de 250 (duzentos e cinquenta) ml de suco, que ficaram disponíveis nas acomodações e geladeira do bar da piscina.

No início de Dezembro de 2022 foi divulgado o evento e abertas oportunidades apenas para os membros associados demonstrarem interesse e garantirem suas vagas, em que foi estipulado contribuição no valor de R$ 100,00 (cem reais) para diminuir os gastos.

A partir do dia 01º de Janeiro de 2023 foi aberto oportunidades para os membros filiados, e a partir do dia 20 de Janeiro, aberto vagas a todos interessados / acompanhantes, inclusive para não membros, sempre estipulando o valor de R$ 100,00 (cem reais) como contribuição para diminuir os custos.

A AMAASP forneceu um ônibus com capacidade de 46 (quarenta e seis) lugares para os participantes, tendo despesa total de R$ 2.000,00 (dois mil reais), havendo a possibilidade também de utilização de veículo próprio para se chegar ao local.

As contribuições foram realizadas por meio de transferência bancária ou pix, diretamente a conta corrente da AMAASP no Banco do Brasil.
Para mais informações, foi disponibilizado material informativo no site da AMAASP, o e-mail da Associação, além do celular / whatsapp Oficial da AMAASP, de forma a possibilitar dirimir quaisquer dúvidas ou esclarecimentos que surgissem.

III – PARTICIPAÇÃO

Enquanto estava aberta possibilidades apenas para Membros Associados, totalizamos em torno de 30 (trinta) servidores interessados, após abertura para Membros Filiados e Acompanhantes, as vagas foram totalmente preenchidas, e por volta do dia 25/01/2023 as vagas se esgotaram, quando então colocamos “over book” de 5 (cinco) interessados, totalizando 105 (cento e cinco) vagas no total.

Desse total, tivemos a presença e participação total de 102 (cento e dois) participantes, não contabilizando as 03 (três) crianças menores de 05 (cinco) anos isentas pelo Hotel, e com apenas 3 (três) ausências que foram devidamente justificadas anterior a ida.

Se considerarmos que o valor inicial proposto para 100 (cem) vagas era de R$ 380,00 (trezentos e oitenta reais), com investimento de R$ 33.800,00 (trinta e três mil e oitocentos reais), podemos considerar que no processo final, acabamos tendo um saldo positivo de duas vagas, que em termos de valores totaliza economia de R$ 760,00 (setecentos e sessenta reais) referente ao número máximo de participação.

Essa economia foi possível, pois apesar de contratarmos 100 (cem) vagas, o local acomodou perfeita e tranquilamente parte do “over book”, e podemos afirmar, que ao final do processo, todos os membros da AMAASP e seus acompanhantes, tiveram a oportunidade de passar um final de semana de lazer e com muita diversão.

A título de curiosidade, entre os 105 (cento e cinco) inscritos, tivemos os seguintes dados:

– 49 (quarenta e nove) Servidores;
– 56 (cinquenta e seis) Acompanhantes;
– 64 (sessenta e quatro) Mulheres;
– 41 (quarenta e um) Homens;
– 03 (três) Crianças menores de 05 anos;

IV – AVALIAÇÃO

Encaminhamos avaliação de reação no dia 28/02/2022 com prazo de retorno até 20/03/2023, para os Servidores, incluindo aqueles que se ausentaram, visto que são os maiores interessados e que possuem vínculo com a AMAASP.
Totalizando 49 (quarenta e nove) Servidores que receberam a avaliação, obtivemos retorno e avaliação de 34 (trinta e quatro) ou 69% dos que receberam, sendo que destes:

• 33 (trinta e três) ou 97,1% participaram da Convenção os dois dias;
• 1 (um) ou 2,9% não compareceu;
• 0 (nenhum) ou 0% compareceu apenas em 1 (um) dos dias.

Dos três ausentes, que já haviam justificado anteriormente a ausência, tivemos uma formalização via avaliação, em que a justificativa foi devido à realização de Cirurgia de Emergência por Descolamento de Retina.

Realizamos estorno da contribuição aos 03 (três) ausentes, sendo que um dos servidores, solicitou para deixar como crédito na AMAASP, para utilização de um futuro evento, o qual provavelmente será o “Dia do Servidor Público”, comemorado em Outubro de 2023, e assim estornamos o total de R$ 200,00 (duzentos reais).

Todos os participantes ou 100%, relataram que o objetivo de proporcionar momentos agradáveis com muita diversão e lazer, foi alcançado, sendo que 14 (quatorze) participantes, ou 42,4%, demonstraram que o Hotel da Mata foi uma Excelente escolha, enquanto, 19 (dezenove) ou 57,6% relataram ter sido uma Boa escolha, não havendo avaliações Ruim ou Péssima.

A Acomodação dos Chalés (para até seis pessoas) e Apartamentos (para até quatro pessoas), foi avaliado como Excelente para 12 (doze) ou 36,4% dos participantes, como Boa para 20 (vinte) ou 60,6%, e como Ruim para 1 (um) ou 3%, não havendo avaliação péssima.

Em relação a alimentação, 19 (dezenove) ou 57,6%, avaliaram como Excelente, 14 (quatorze) ou 42,4% avaliaram como Bom, não havendo avaliações Ruim ou Péssimo.

A distância do Hotel da Mata foi considerada Excelente para 24 (vinte e quatro), ou 72,7%, enquanto que 9 (nove), ou 27,3%, consideraram Boa, não havendo avaliações de Ruim ou Péssimo.

Daqueles que foram de ônibus, e responderam ao questionário, totalizando 20 (vinte), 13 (treze) ou 65% avaliaram como Excelente o transporte, enquanto 7 (sete) ou 35%, relatou ter sido Bom, não havendo avaliações Ruim ou Péssimo.

Referente a Programação, 20 (vinte) ou 60,6%, avaliaram a Programação como Excelente, 13 (treze) ou 39,4% avaliaram como Boa, não havendo avaliações Ruim ou Péssimo, tendo os mesmos percentuais para a Monitoria do Hotel da Mata.

De forma geral, o evento foi avaliado com a Nota 10 (dez) por 14 (quatorze) ou 42,4% dos presentes e que responderam a avaliação, 9 (nove) ou 30,3%, aplicaram Nota 9 (nove), 6 (seis) deram Nota 8 (oito), e 3 (três) deram Nota 7 (sete), ficando com uma avaliação média de Nota 9,3 (nove vírgula três).

Alguns Comentários realizados acerca da 2ª Convenção AMAASP 2022:

“A AMAASP tem proporcionado eventos excelentes. Espero os próximos para participar também!”
“A primeira vez que participo e espero pode estar nas próximas, mas pra mim é muito importante poder levar minha família”
“Esta 2ª Convenção foi muito agravável, descontraída e divertida. Diante das atividades proposta, todas foram maravilhosas, sempre tendo o intuito da integração entre funcionários, convidados e membros da Amaasp. Que venha a próxima Convenção ou evento da Amaasp. Obrigada pela a atenção, organização comigo e com os meus convidados.”

“O Local escolhido precisa de maior conservação e acredito que deveria se pensar mais na acessibilidade para a próxima ocasião.”
“Para mim foi perfeito! Obrigada pela oportunidade de participar.”
“Só tenho a agradecer a vocês que se dispõem a organizar tantos eventos maravilhosos para nós.”

“Atendimento nos chalés ruins, muito demorado por falta de organização dos mesmos. Não tinha os cobertores no chalé e somente a noite percebemos, faltou travesseiro e improvisamos. Sem o material necessário de higiene no banheiro (papel) e acabou e demoram a levar e tendo de pedir para conhecida que estava indo tomar café, incomodando-a. No café da manhã demorava a reposição e acabava louca limpa. Não tinha equipe para limpeza das mesas para uso de outros que iriam sentar nas refeições. Equipe reduzida no salão para orientação dos hóspedes. Lixeira reduzida no chalé, somente 1 pequena no banheiro. Não vi reciclagem. Sucos artificiais, sugestão para limonada. Sobremesa muito artificiais. Houve um episódio chato, pois um adolescente (15anos) ficou preso no banheiro ficando muito tempo sozinho, pela manhã antes do café, a lingueta emperrou e foi dado a ele pela janela uma faca enferrujada em vez de ferramenta adequada e ainda falou para ele “porque não pulou a janela”. Loucura, janela pequena e com vidraça idem. A sorte que o primo tomou café antes e foi lá, sem celular no banheiro, como sabia que era perigoso. Chalé 4. Equipe do bar simpáticos e monitores também e bem animados. Adolescentes gostaram da piscina e tobogã e jogos. Espero que se atentem e criem cheque list das etapas e protocolos para melhor hospedagem. Lembrando que fomos em 5 pessoas.”

“Não foi o que ocorreu comigo, mas algumas pessoas que estavam nos chalés reclamaram do difícil acesso. Também teve a questão de quartos compartilhados por pessoas que não se conheciam. Por mais que seja uma confraternização, as vezes é necessário um pouco de privacidade.”

V – FINANCEIRO

Os seguintes investimentos foram realizados, sendo que todos os custos foram inseridos e demonstrados na Prestação de Contas da AMAASP:

Valor: R$33.800,00
Descrição: Aluguel do Hotel da Mata para até 100 (cem) participantes.
Valor: R$2.000,00
Descrição: Aluguel de 01 (um) Ônibus para Transporte de ida e volta.
Valor: R$10.200,00
Descrição: Arrecadação Referente as Contribuições.
Valor: R$200,00
Descrição: Estorno de Arrecadação por Ausência e Solicitação.

O investimento total realizado para realização do evento, contendo a participação total de 102 (cento e dois) participantes ficou em R$ 35.800,00 (trinta e cinco mil e oitocentos reais), equivalente a um gasto aproximado de R$ 351,00 (trezentos e cinquenta e um reais) por pessoa.

Conseguimos arrecadar R$ 10.200,00 (dez mil e duzentos reais) com as contribuições de valorização do evento, para que diminuísse o índice de ausências, bem como, os custos, em que o resultado foi acima do esperado, pois ambos os objetivos foram plenamente alcançados.

CONCLUSÃO

Em síntese, acreditamos que o evento tenha sido um grande sucesso, atingindo seu objetivo, com sensação de que os participantes desejam mais, sendo constatado isso nas avaliações enviadas, em que ocorreu apenas um apontamento como Ruim, referente à acomodação e nenhum item avaliado como Péssimo.

Tivemos de ponto negativo alguns relatos referentes a limpeza e itens de cama fornecido pelo Hotel da Mata, e novamente algumas insatisfações quanto ao compartilhamento da acomodação, e para esse item, é importante ressaltar que o evento é coletivo e a AMAASP busca arcar com as despesas de até 2/3 (dois terços) do valor de uma diária normal, sendo impossível arcarmos com o custo total para cada casal ou família.

Apesar disso, a equipe organizadora e responsável pelo evento, possuem a sensação e sentimento de dever cumprido, tendo orgulho de todo o processo realizado, com o sentimento de mais um evento de sucesso realizado pela AMAASP.

Assina o presente Relatório o Presidente da AMAASP, sendo analisado e revisto pela Secretária da AMAASP Débora Cristina Cruz.

Denis Dantas do Carmo
Presidente AMAASP